Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Hosting & Infrastruktur

Hosting:

Diese Website wird bei Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA gehostet. Die Verarbeitung erfolgt gemäß einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Daten werden – soweit möglich – in europäischen Rechenzentren verarbeitet.

Anwendungs-Server:

Die Web-Anwendung (Ledgerpilot-App) sowie die Videoanleitungen werden bei Render Services, Inc., 525 Brannan St, San Francisco, CA 94107, USA betrieben. Die Verarbeitung erfolgt gemäß einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; die Daten werden in einem europäischen Rechenzentrum (Frankfurt) verarbeitet.

Entwicklungsumgebung:

• GitHub Inc., USA (Codeverwaltung & CI/CD)

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Beim Besuch der Website:

Beim Zugriff auf die Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse (gekürzt/anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit
• Browsertyp/-version
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit, Stabilität, Optimierung)

3a. Ihre Berichte im Nutzerkonto – Speicherung & Löschung

Damit Sie nicht bei jedem Besuch von vorne beginnen müssen, speichern wir Ihre erstellten Berichte sowie die zugehörigen Konfigurationen (z. B. Kontenrahmen- und Konten-Zuordnungen) verschlüsselt in Ihrem Nutzerkonto. So können Sie jederzeit zu früheren Auswertungen zurückkehren. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS.

Sie können einzelne Berichte jederzeit selbst löschen. Ein gelöschter Bericht wird dabei dauerhaft aus unserer Datenbank gelöscht – ohne eine zusätzlich aufbewahrte Kopie. Technisch bedingte, zeitlich befristete Sicherungskopien (Backups) können kurzzeitig noch Daten enthalten und werden im Rahmen der regulären Backup-Rotation automatisch überschrieben.

Konto-Löschung: Sie können Ihr gesamtes Nutzerkonto jederzeit selbst in den Einstellungen löschen. Dabei werden alle gespeicherten Berichte, Importe, Einstellungen, hinterlegten Zugangsdaten sowie ein etwaiges Guthaben dauerhaft entfernt.

Gesetzliche Aufbewahrung: Rechnungs- und Zahlungsbelege zu erfolgten Käufen müssen wir auch nach einer Konto-Löschung aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen bis zu zehn Jahre aufbewahren (§ 147 AO, § 14b UStG). Diese Belege sind insoweit von der Löschung ausgenommen (Art. 6 Abs. 1 lit. c, Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO) und werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für die Aufbewahrung von Belegen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)

3b. Anbindung Ihrer Datenquellen (Stripe, PayPal, Adyen, Interactive Brokers, Flatex)

Sie können in Ihrem Nutzerkonto Zugangsdaten für Ihr eigenes Stripe-, PayPal- bzw. Adyen-Konto hinterlegen. Ledgerpilot ruft damit auf Ihre Veranlassung hin die Umsätze des von Ihnen gewählten Zeitraums ab und erstellt daraus einen DATEV-Buchungsstapel. Ein Abruf findet nur statt, wenn Sie ihn auslösen; eine dauerhafte Verbindung besteht nicht. Bei Adyen können Sie stattdessen auch den Bericht selbst als Datei hochladen; dann werden keine Zugangsdaten gespeichert und es findet kein Abruf bei Adyen statt.

Der Abruf erfolgt gegen die Schnittstellen von Stripe, PayPal bzw. Adyen, bei denen Sie selbst Kunde sind. Durch den Abruf entsteht keine zusätzliche Vertragsbeziehung zwischen Ledgerpilot und diesen Anbietern; unsere eigene Beziehung zu Stripe als Zahlungsdienstleister (Abschnitt 9) bleibt davon unberührt. Es gelten insoweit die Datenschutzbestimmungen Ihres jeweiligen Anbieters. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS.

Abgerufen werden die Vorgangsdaten Ihres Kontos einschließlich der Käuferangaben, die Stripe bzw. PayPal zum jeweiligen Vorgang führen; bei Stripe zusätzlich Ihre Ausgangsrechnungen als PDF, sofern Sie das Rechnungspaket nutzen. Bei Adyen ist es der Settlement Details Report, den Adyen je Abrechnungslauf für Ihr Konto erzeugt.

Gespeichert und verarbeitet werden daraus: Vorgangskennung, Datum, Betrag, Netto, Gebühr, Währung, Vorgangsart und -status, Kunden-, Referenz- und Rechnungsnummern, Verwendungszweck sowie die E-Mail-Adresse des jeweiligen Zahlers bzw. Kunden. Bei PayPal zusätzlich der Kontostand zur Gegenprobe.

Adyen im Einzelnen: Der Settlement Details Report führt keine E-Mail-Adressen und keine Namen Ihrer Kunden. Verarbeitet werden dort die Vorgangskennung (PSP-Referenz), Ihre eigene Referenz- bzw. Bestellnummer, Zahlungsart, Brutto-, Netto- und Gebührenbeträge, Währung und Umrechnungskurs, Vorgangsart, Zeitpunkt sowie die Nummer des Abrechnungslaufs. Schalten Sie im Report optionale Zusatzspalten frei (etwa „Metadata“), werden auch diese mit importiert – welche Angaben das sind, bestimmen Sie in Ihrem Adyen-Konto.

Flatex im Einzelnen: Für Flatex speichert Ledgerpilot keine Zugangsdaten, und es findet kein Abruf statt – Flatex bietet dafür keine Schnittstelle an. Sie exportieren Ihre Kontoumsätze, Depotumsätze und Ihren Depotbestand selbst als CSV-Datei und laden sie hoch. Verarbeitet werden daraus: Buchungs- und Valutatag, Vorgangstext, Betrag und Währung, die Transaktionsnummer, die Wertpapierkennung (ISIN) mit Bezeichnung, Stückzahl und Kurs sowie Einstandskurs und -wert Ihrer offenen Positionen. Ihre Kontoumsätze können bei Überweisungen zusätzlich die Bankverbindung und den Namen der Gegenseite enthalten; diese Angaben stammen unverändert aus Ihrem Export und werden ausschließlich zur Erstellung Ihres Buchungsstapels verarbeitet.

Personenbezogene Daten Dritter: Die abgerufenen Umsätze enthalten Daten Ihrer eigenen Kunden – insbesondere deren E-Mail-Adresse, die je nach Vorgang auch im Buchungstext des erzeugten Buchungsstapels erscheinen kann. Für diese Daten sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Ledgerpilot verarbeitet sie ausschließlich weisungsgebunden zu dem Zweck, Ihren Buchungsstapel zu erstellen. Eine Nutzung zu eigenen Zwecken, eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt; die Verarbeitung erfolgt auf unserer Infrastruktur und bei den in Abschnitt 2 genannten Auftragsverarbeitern. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir Ihnen auf Anfrage unter support@ledgerpilot.io zur Verfügung.

Speicherung der Zugangsdaten: Das Secret bzw. der API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht wieder angezeigt. Bei Adyen speichern wir ausschließlich die Zugangsdaten eines eigens dafür angelegten Report-Benutzers – nicht die Anmeldedaten Ihres Adyen-Kontos; dessen Passwort wird verschlüsselt gespeichert, während Benutzername und die Namen von Company- und Merchant-Account im Klartext liegen, weil sie keine Geheimnisse sind. Sie können einen hinterlegten Zugang jederzeit in den Einstellungen löschen; danach ist kein Abruf mehr möglich. Die abgerufenen Umsätze werden als Teil des jeweiligen Imports in Ihrem Nutzerkonto gespeichert und mit dem Bericht bzw. dem Konto gelöscht (siehe 3a).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Verarbeitung Ihrer eigenen Daten; hinsichtlich der in den Umsätzen enthaltenen Daten Dritter erfolgt die Verarbeitung in Ihrem Auftrag nach Art. 28 DSGVO.

Interactive-Brokers-Zugang: Für den bei uns hinterlegten Broker-Zugang (Access Token) gilt dasselbe – verschlüsselt gespeichert, Abruf nur auf Ihre Auslösung, jederzeit löschbar. Broker-Daten enthalten in der Regel keine personenbezogenen Daten Dritter.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies, die für den technischen Betrieb erforderlich sind sowie Analyse-Cookies (nach Einwilligung).

Technisch notwendige Cookies:

Analyse-Cookies:

Nach Ihrer Einwilligung setzen wir Google Analytics ein (siehe unten).

5. Google Analytics & Google Ads

Anbieter: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Google Analytics: Webanalyse mit anonymisierter IP-Adresse (IP-Masking). Verarbeitet Nutzungsdaten, Standort, Gerätetyp. AV-Vertrag gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Google Ads Conversion Tracking: Erfasst, ob ein Nutzer nach Klick auf eine Anzeige eine Aktion ausgeführt hat.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Widerruf: jederzeit über Cookie-Banner

6. Microsoft Clarity

Anbieter: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA

Zweck: Session-Recording und Heatmaps zur Analyse des Nutzerverhaltens.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Widerruf: jederzeit über Cookie-Banner

7. PostHog (App)

Anbieter: PostHog Inc., San Francisco, CA, USA

Zweck: Produktanalyse und Feature-Nutzung in unserer App (z. B. welche Funktionen genutzt werden, Anmeldungen, abgeschlossene Konvertierungen).

Datenübermittlung in die USA: Da PostHog Inc. seinen Sitz in den USA hat, werden Daten dort verarbeitet. Geeignete Garantien gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sind über die mit PostHog vereinbarten Standardvertragsklauseln gewährleistet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

8. Sentry (App)

Anbieter: Functional Software Inc. (Sentry), San Francisco, CA, USA

Zweck: Fehlererkennung und Performance-Monitoring.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

9. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Anbieter: Stripe Inc., South San Francisco, CA, USA

Zweck: Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Konvertierungen. Kreditkartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet (PCI-DSS-zertifiziert). Dieser Abschnitt betrifft Stripe allein als Zahlungsdienstleister für Ihre Käufe bei uns. Stripe in der Rolle als Datenquelle – also der Abruf Ihrer eigenen Umsätze – ist in Abschnitt 3b beschrieben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

10. Anmeldung mit Google („Sign in with Google“)

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mit Ihrem Google-Konto bei Ledgerpilot anzumelden oder zu registrieren. Wenn Sie diese Option nutzen, wird beim Laden der Anmelde- bzw. Registrierungsseite eine JavaScript-Ressource von Google geladen (accounts.google.com/gsi/client). Dabei erhält die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Ihre IP-Adresse und Ihr User-Agent-Kennzeichen.

Klicken Sie auf „Sign in with Google“, öffnet Google ein Anmeldefenster, in dem Sie sich mit Ihrem Google-Konto authentifizieren und der Freigabe der Grunddaten (E-Mail-Adresse, Google-Nutzer-ID) zustimmen. Diese Daten erhalten wir von Google und speichern nur die E-Mail-Adresse und eine stabile Kennung Ihres Google-Kontos, um Sie bei späteren Anmeldungen wiederzuerkennen. Name, Profilbild und andere Google-Profildaten werden nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Weitere Informationen finden Sie in Googles Datenschutzerklärung unter https://policies.google.com/privacy.

10a. Anmeldung mit Apple („Sign in with Apple“)

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mit Ihrer Apple-ID bei Ledgerpilot anzumelden oder zu registrieren. Wenn Sie diese Option nutzen, wird beim Laden der Anmelde-, Registrierungs- bzw. Einstellungsseite eine JavaScript-Ressource von Apple geladen (appleid.cdn-apple.com/appleauth/static/jsapi/appleid). Dabei erhält die Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland, Ihre IP-Adresse und Ihr User-Agent-Kennzeichen.

Klicken Sie auf „Mit Apple anmelden“ bzw. „Mit Apple registrieren“, öffnet Apple ein Anmeldefenster, in dem Sie sich mit Ihrer Apple-ID authentifizieren und der Freigabe der Grunddaten (E-Mail-Adresse, Apple-Nutzer-ID) zustimmen. Diese Daten erhalten wir von Apple und speichern nur die E-Mail-Adresse und eine stabile Kennung Ihres Apple-Kontos, um Sie bei späteren Anmeldungen wiederzuerkennen.

Sofern Sie bei der Apple-Anmeldung „E-Mail verbergen“ auswählen, erhalten wir eine anonyme Apple-Relay-E-Mail-Adresse (@privaterelay.appleid.com), über die Apple Mails von uns transparent an Ihre echte E-Mail-Adresse weiterleitet. Wir behandeln diese Relay-Adresse wie eine reguläre E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Weitere Informationen finden Sie in Apples Datenschutzerklärung unter https://www.apple.com/legal/privacy/de-ww/.

11. Google Fonts

Anbieter: Google Ireland Ltd., Dublin, Irland

Zweck: Einheitliche Schriftarten-Darstellung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

12. Videos (selbst gehostet)

Unsere Videoanleitungen werden von unserer eigenen Infrastruktur ausgeliefert (Anwendungs-Server, siehe Ziffer 2) und direkt auf dieser Website abgespielt. Es werden keine Videos von Drittanbietern eingebettet (kein YouTube, kein Loom) – beim Aufruf und Abspielen werden also keine Daten an Video-Drittanbieter übertragen und keine Cookies Dritter gesetzt.

Beim Abruf eines Videos werden – wie bei jedem Seitenaufruf – technisch notwendige Daten verarbeitet (insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Datei).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auslieferung und Erklärung unserer Inhalte)

Der Link zu unserem YouTube-Kanal im Footer ist ein reiner Verweis: Erst wenn Sie ihn anklicken, verlassen Sie diese Website und es gelten die Datenschutzbestimmungen von YouTube (Google Ireland Ltd.).

13. Trustpilot

Anbieter: Trustpilot A/S, Pilestraede 58, 1112 Kopenhagen, Dänemark

Zweck: Anzeige von Kundenbewertungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

14. Newsletter (Mailchimp)

Anbieter: Intuit Inc. / The Rocket Science Group LLC (Mailchimp), Atlanta, GA, USA

Zweck: Versand von Newsletter und Feature-Updates.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Widerruf: jederzeit über Abmeldelink im Newsletter

15. Kontaktformular

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular kontaktieren, speichern wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

16. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21), Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Kontakt für Datenschutzanfragen: support@ledgerpilot.io

17. Widerspruch gegen Werbe-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird widersprochen.

18. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann bei technischen Änderungen oder gesetzlicher Anforderungen angepasst werden.