Statement of Funds oder Gewinn und Verlust: Was braucht mein Steuerberater wirklich?

„Benötige ich Statement of Funds und Gewinn und Verlust – oder reicht jeweils eines der beiden, damit der Buchhalter alles verbuchen kann? Was ist der Unterschied? Und welchen Zeitraum muss ich auswählen: reicht ein- oder zweimal im Jahr, oder muss ich für jeden Monat den Report ziehen?"

Diese Frage bekommen wir regelmäßig – und sie ist völlig berechtigt, denn im Broker-Portal von Interactive Brokers stehen beide Berichte gleichberechtigt nebeneinander, ohne dass irgendwo erklärt wird, wofür sie eigentlich da sind. Dieser Beitrag beantwortet beide Teile.

Inhaltsverzeichnis

• Die kurze Antwort
• Der Unterschied: Kontoauszug vs. Erfolgsrechnung
• Ein Beispiel mit Zahlen
• Warum der Buchhalter beides braucht
• Bei Ledgerpilot: eine Flex Query, nicht zwei Exporte
• Welchen Zeitraum brauche ich?
• Muss ich monatlich exportieren?
• Die Ausnahmen: wann der Zeitraum doch zählt
• Fazit

Die kurze Antwort

Du brauchst beides – aber du musst nichts zweimal exportieren. Bei Interactive Brokers sind das Statement of Funds und die realisierten Gewinne (Trades) keine zwei getrennten Berichte, die du nacheinander herunterlädst: Es sind zwei Sektionen derselben Flex Query. Du hakst beide einmal an, exportierst eine einzige XML-Datei – fertig.

Und der Zeitraum? Ein Export über das ganze Wirtschaftsjahr genügt. Du musst den Report nicht monatlich ziehen, auch dann nicht, wenn deine Buchhaltung monatlich bucht. Warum, steht weiter unten.

Der Unterschied: Kontoauszug vs. Erfolgsrechnung

Der beste Vergleich ist das klassische Geschäftskonto:

Das Statement of Funds ist der Kontoauszug. Es ist die vollständige Geld-Wahrheit deines Depots: Jede Bewegung, die Geld auf dem Konto verändert, steht dort als Zeile – Einzahlungen, Auszahlungen, Kaufpreise, Verkaufserlöse, Dividenden, Zinsen, Quellensteuer, Gebühren, Währungsumrechnungen. Nichts geht rein oder raus, ohne hier aufzutauchen. Genau wie bei einem Unternehmenskonto.

Die Trades sind die Erfolgsrechnung. Sie beantworten die Frage, die der Kontoauszug offen lässt: Welcher Teil dieser Geldbewegungen war eigentlich Gewinn oder Verlust?

Denn das steht im Kontoauszug nicht drin. Wenn dort ein Verkaufserlös von 10.000 € eingeht, weiß niemand, ob du damit 2.000 € verdient oder 3.000 € verloren hast – dazu müsste man wissen, was die Position ursprünglich gekostet hat. Diese Verknüpfung von Einkauf und Verkauf leistet erst die Trades-Sektion.

Kurz gesagt: Der Kontoauszug sagt, WIE VIEL Geld geflossen ist. Die Trades sagen, WARUM.

Ein Beispiel mit Zahlen

Du hast im März Aktien für 8.000 € gekauft und im Oktober für 10.000 € wieder verkauft.

Im Statement of Funds stehen zwei Zeilen:

Beide Zeilen sind Geldbewegungen, beide müssen gebucht werden – sonst stimmt der Kontostand am Jahresende nicht.

In den Trades steht dagegen die eine Zahl, die den Kontoauszug nicht verrät:

Diese 2.000 € sind die Größe, die am Ende in der Gewinn- und Verlustrechnung landet und auf der du Steuern zahlst. Sie steht nirgendwo im Kontoauszug – sie muss aus Ein- und Ausgang errechnet werden.

Warum der Buchhalter beides braucht

Weil beide Berichte unterschiedliche Fragen der Buchhaltung beantworten:

• Ohne Statement of Funds kannst du das Bankkonto nicht abstimmen. Der Kontostand am 31.12. ließe sich nicht herleiten, und Dividenden, Zinsen, Quellensteuer und Gebühren würden ganz fehlen – die stehen nämlich nur im Kontoauszug, nicht in den Trades.
• Ohne die Trades fehlt die Erfolgsgröße. Du hättest zwar alle Geldbewegungen, aber keinen ausgewiesenen Gewinn – und genau der ist die steuerlich relevante Zahl.

Deshalb lautet die Antwort nicht „das eine oder das andere", sondern: beides gehört zusammen. Der Kontoauszug ist die Vollständigkeitsgarantie, die Trades sind die Erfolgsrechnung.

Bei Ledgerpilot: eine Flex Query, nicht zwei Exporte

Hier liegt der praktische Unterschied zu manch anderem Weg: Bei Ledgerpilot lädst du eine Datei hoch und bekommst daraus alle Berichte – den DATEV-Buchungsstapel, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bestandsveränderung und den Herleitungsbericht.

Möglich ist das, weil eine IB-Flex-Query beliebig viele Sektionen in einer Datei bündeln kann. Für die vollständige Verbuchung aktivierst du diese Sektionen (jeweils mit „Alle Spalten auswählen"):

• Kapitalflussrechnung (Statement of Funds) – der Kontoauszug
• Trades, inklusive der Option „Geschlossene Lots" – die realisierten Gewinne und der Einstand
• Offene Positionen – der Bestand zum Stichtag
• Mark-to-Market-Performancezusammenfassung – liefert den Anfangsbestand
• Realisierte und unrealisierte Performance-Zusammenfassung
• Cash-Bericht – Geld- und Devisenbestände
• Kapitalmaßnahmen – z. B. Bar-Fusionen, die sonst unsichtbar blieben
• FX-Transaktionen – die Währungsergebnisse

Das klingt nach mehr Aufwand, als es ist: Die Flex Query legst du einmal an und verwendest sie danach jedes Jahr wieder. Beim nächsten Mal änderst du nur noch das Datum – oder lässt Ledgerpilot die Daten per Access Token direkt über die IB-Schnittstelle abholen, dann entfällt der Download ganz.

Ein Hinweis, der viel Ärger spart: Fehlt eine Pflicht-Sektion, rechnet Ledgerpilot nicht einfach mit einem Teil der Daten weiter. Der betroffene Bericht stoppt und nennt dir die fehlende Sektion beim Namen, mit direktem Link auf die passende Stelle der Anleitung. Eine Lücke in den Daten kann so keinen Betrag still verschlucken.

Und eine Sektion solltest du bewusst nicht anhaken: „Positionen des vorangegangenen Zeitraums". Sie klingt nach Anfangsbestand, liefert ihn aber nicht (der kommt aus der Mark-to-Market-Zusammenfassung) – sie macht die Datei nur unnötig groß.

Welchen Zeitraum brauche ich?

Empfehlung für die Jahresbuchhaltung: das abgeschlossene Wirtschaftsjahr in einem Zug, also Von 01.01. bis Bis 31.12. Ein einziger Export, ein einziger Kauf.

Der Grund ist, dass der Zeitraum des Exports und der Zeitraum der Auswertung zwei verschiedene Dinge sind. Du lädst einmal das volle Jahr hoch – und entscheidest danach im fertigen Bericht, ob du das ganze Jahr, ein einzelnes Quartal oder einen einzelnen Monat auswerten willst. Dafür musst du nichts neu exportieren und nichts neu hochladen: Alle Zeiträume, die innerhalb des gekauften Jahres liegen, sind mit abgedeckt.

Wer also im Januar das fertige Vorjahr hochlädt, kann daraus anschließend die Quartals- und Monatsauswertungen ohne Zusatzkosten ziehen. Das ist der günstigste Weg – und für die meisten Trading-GmbHs der richtige.

Muss ich monatlich exportieren?

Für die Jahresbuchhaltung: nein. Wer zweimal im Jahr im Bundle bucht und dabei jeweils das abgeschlossene Jahr aufarbeitet, zieht einmal den Jahresexport und wertet daraus alles Nötige aus. Monatlich zu exportieren bringt hier keinen Vorteil, sondern nur zwölfmal Arbeit statt einmal.

Wichtig ist aber, wie die Abrechnung funktioniert – hier lohnt sich ein genauer Blick:

Ein Kauf gilt immer für eine hochgeladene Datei und den darin gekauften Zeitraum. Frei ist alles, was innerhalb dieses Zeitraums liegt. Daraus folgen zwei Dinge, die man wissen sollte:

• Ein neuer Export ist ein neuer Kauf. Lädst du im Juli eine frische Datei mit den Daten bis Juni hoch, ist das eine neue Konvertierung – der Kauf vom Januar überträgt sich nicht darauf, auch wenn die Zeiträume sich überschneiden.
• Zukunft lässt sich nicht vorab kaufen. Wer mitten im laufenden Jahr „das ganze Jahr" auswählt, kauft in Wirklichkeit nur den Zeitraum, den seine Datei tatsächlich enthält – die Monate, die es noch nicht gibt, sind nicht dabei. Man kann also nicht im April das Gesamtjahr freischalten und dann Quartal für Quartal kostenlos nachziehen.

Praktisch heißt das: Wer das zurückliegende Jahr in einer Query aufarbeitet, zahlt einmal und hat alle Zeiträume daraus frei. Wer unterjährig Quartal für Quartal mitbuchen will, exportiert dafür jedes Mal neu – und jeder dieser Durchgänge ist ein eigener Kauf.

Beides ist legitim; es ist eine Frage deines Rhythmus. Nur die Erwartung „einmal zahlen, das ganze Jahr über quartalsweise ziehen" geht nicht auf.

Die Ausnahmen: wann der Zeitraum doch zählt

Drei Dinge, bei denen die Vollständigkeit des Zeitraums wirklich eine Rolle spielt – und bei denen Ledgerpilot dich aktiv warnt, statt still weiterzurechnen:

1. Angefangene Jahre. Lädst du ein unvollständiges Jahr hoch, sagt dir ein Hinweis im Bericht, welche Monate fehlen und dass die Auswertung nur den vorhandenen Zeitraum enthält. Für die laufende GmbH-Buchhaltung ist ein unterjähriger Export völlig in Ordnung – die Buchungen ändern sich rückwirkend nicht.
2. Der Cash-Abgleich. Die Gegenprobe „Anfangsbestand + alle Bewegungen = Endbestand" ist nur belastbar, wenn der ausgewertete Zeitraum den Zeitraum der Datei vollständig abdeckt. Ist das nicht der Fall, weist der Bericht das offen als „Abgleich nicht möglich" aus, statt einen scheinbar stimmigen Haken zu zeigen.
3. Die private Anlage KAP. Hier ist das volle Kalenderjahr Pflicht – ein Teiljahres-Export reicht nicht, und der Bericht sagt dir das ausdrücklich. Wer außerdem Fonds oder ETFs hält, braucht für die Vorabpauschale zusätzlich die Vorjahre ab dem Kaufjahr; Ledgerpilot zeigt fondsgenau an, welches Jahr fehlt.

Fazit

• Statement of Funds und Trades sind kein Entweder-oder. Der eine ist der Kontoauszug, der andere die Erfolgsrechnung – die Buchhaltung braucht beide.
• Zwei Datenströme heißt aber nicht zwei Exporte. Bei Ledgerpilot stecken beide in derselben Flex Query: eine Datei rein, alle Berichte raus.
• Für die Jahresbuchhaltung genügt ein Jahresexport. Aus dem abgeschlossenen Jahr entstehen Monats- und Quartalsauswertungen nachträglich, ohne neuen Export und ohne Zusatzkosten.
• Ein Kauf gilt für eine Datei und den gekauften Zeitraum. Wer unterjährig Quartal für Quartal mitbucht, exportiert jedes Mal neu – und zahlt jedes Mal. Ein laufendes Jahr lässt sich nicht im Voraus freischalten.
• Vollständigkeit schlägt Häufigkeit. Lieber einmal das ganze Jahr sauber als zwölfmal ein Ausschnitt – und wo etwas fehlt, sagt der Bericht es dir, statt es zu verschweigen.

Die genaue Klick-für-Klick-Anleitung zum Anlegen der Flex Query – mit Screenshots jeder Sektion – findest du direkt in der App unter „Einrichtungsanleitung". Wenn du unsicher bist, ob deine bestehende Query alles enthält: Lade sie einfach hoch. Die Prüfung vor der Bezahlung sagt dir, was fehlt.